A.
zwischen
Universität St.Gallen
Dufourstrasse 50
CH-9000 St. Gallen
Institut «Executive School of Management, Technology and Law (ES-HSG)»
Programm “Executive MBA”
Holzstrasse 15
CH-9010 St. Gallen
+41 71 224 27 02
emba@unisg.ch
und
Ihnen, im Zusammenhang mit der Durchführung eines «Proof of Concept (POC)» für einen KI-basierten Chat. Der Chat ist als iframe in die Programmwebseite (emba.unisg.ch) eingebettet. Für die Webseite selbst gilt ergänzend deren Datenschutzerklärung: https://emba.unisg.ch/datenschutz. Die Programmwebseite wird gemäss den dortigen Angaben durch die InterNetX GmbH, Johanna-Dachs-Str. 55, 93055 Regensburg, Deutschland (EU), gehostet.
B.
Hiermit erteile ich mein Einverständnis zur Datenbearbeitung zu den unter C.4. genannten Zwecken für den unter C.6. genannten Zeitraum und gebe in diesem Zusammenhang auch meine Zustimmung zur Datenweitergabe an Dritte. In diesem Zusammenhang gebe ich auch mein ausdrückliches Einverständnis, dass eine Datenweitergabe meiner personenbezogenen Daten in ein, hinsichtlich des Datenschutzniveaus, nicht gleichwertiges Drittland stattfinden darf (Länderliste EDÖB). Ich bestätige, dass ich diesbezüglich ausreichend informiert bin, ich die mit einer Datenweitergabe verbundenen Risiken in ein entsprechendes Drittland verstehe und sie bewusst in Kauf nehme. Mir ist zudem bewusst, dass es untersagt ist, besonders schützenswerten Personendaten (z. B. Gesundheitsdaten, religiöse oder politische Ansichten) und Daten von Dritten in den Chat einzugeben. Diese Einverständniserklärung wurde gelesen und verstanden. Die Einwilligung wird elektronisch durch Klick auf «Zustimmen» im Chat-Fenster erteilt.
C.1. DPO/ Auskunftstelle für den Datenschutz
| Schweiz: | ||
| EU: |
RA Frank Diem |
C.2. Rechtsgrundlage der Datenerhebung
Datenschutzgesetz St.Gallen (DSG SG; sGS 142.1): Art. 4, Art. 5, Art. 11, Art. 16
In Verbindung mit:
Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG CH; SR 235.1): Art. 17 Abs. 1 Bst. a
Datenschutz Grundverordnung der EU (DSGVO/GDPR ): Art. 6, Art. 7, Art. 13
C.3. Art der Erhebung und Bearbeitung der Daten
Ihre Daten werden ausschliesslich elektronisch über das Chat-Fenster, ein iframe auf der EMBA-Programmwebseite erhoben und keine Daten aus anderen Quellen zu Ihrer Person genutzt. Es werden folgende personenbezogene Daten bearbeitet:
a.) Gesprächsinhalte
Texteingaben im Chat sowie die generierten Antworten. Die Eingaben werden zur Antworterzeugung an den KI-Dienstleister übermittelt. In den technischen Betriebsprotokollen wird der Wortlaut Ihrer Eingaben nicht erfasst, sondern lediglich deren Länge. Während der Pilotphase werden die Gesprächsverläufe zusätzlich als pseudonymisierte Gesprächsprotokolle (Transkripte) gespeichert, um die Qualität der Antworten auszuwerten; die Zuordnung erfolgt ausschliesslich über die pseudonyme Sitzungs-ID (siehe C.3.b), die Speicherung erfolgt in Deutschland (Hetzner) und die Löschung nach 30 Tagen. Eine Auswertung dieser Gesprächsprotokolle durch den KI-Dienstleister in den USA findet während der Pilotphase nicht statt. Zur semantischen Suche über öffentliche Programminhalte werden Suchanfragen an den Suchdienst Weaviate (Cluster Frankfurt, EU) übermittelt; Profildaten werden dabei nicht übermittelt.
Ihre Daten werden an einen Auftragsdatenbearbeiter weitergegeben:
OpenRouter Inc., 169 Madison Avenue, New York, NY 10016, USA (KI-Dienstleister). Es besteht kein dedizierter Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV); die Nutzung erfolgt während der Pilotphase auf Grundlage der Anbieter-AGB und Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Ein AVV bzw. Standardvertragsklauseln (SCC) werden für den Produktivbetrieb nach der Pilotphase abgeschlossen.
Ihre Daten sind somit dem Auftragsdatenbearbeiter sowie der HSG zugänglich.
b.) Beratungsprofil (sitzungsbezogen)
Es wird eine pseudonymisierte Sitzungs-ID bearbeitet sowie ggf. Ihr Name, wenn Sie diesen angeben. Bearbeitet werden zudem Berufs- und Führungserfahrung in Jahren, Branche/Tätigkeitsfeld, Interessen, in Frage kommendes Programm, gewünschte Kontaktaufnahme sowie Sprache.
Ihre Daten werden an einen Auftragsdatenbearbeiter weitergegeben:
Hetzner Online GmbH, Industriestrasse 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland (Hosting). Die Nutzung erfolgt auf Grundlage der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Anbieters (https://www.hetzner.com/de/rechtliches/agb) und einem abgeschlossenen AVV.
Ihre Daten sind somit dem Auftragsdatenbearbeiter sowie der HSG zugänglich.
c.) Technische Protokolle
System- und Fehlermeldungen, Zeitstempel, Antwortzeiten – ohne Wortlaut Ihrer Eingaben. IP-Adressen werden für den Verbindungsaufbau technisch verarbeitet; ein Access-Logging ist auf dem Webserver nicht aktiviert, und IP-Adressen werden in den Anwendungsprotokollen nicht gespeichert. Externe Monitoring- oder Tracing-Dienste (z. B. LangSmith) sind in der Produktionsumgebung deaktiviert. Hosting: Hetzner Online GmbH (siehe C.3.b).
d.) Nutzungsstatistik (pseudonym)
Es werden pro Chat-Beitrag Metadaten wie Sitzungs-ID, Ergebnis-Typ, Programm-Zuordnung, Fehlermarker und Antwortzeiten bearbeitet, aber keine Gesprächsinhalte (nur die Zeichenanzahl der Eingabe) Hosting: Hetzner Online GmbH (siehe C.3.b).
e.) Bei Terminbuchung
Wenn über den Chatbot ein Beratungstermin gebucht wird, werden Name und E-Mail-Adresse abgefragt. Diese Angaben werden von der ES ausschliesslich zur Durchführung des Beratungsgesprächs verwendet und gelangen dabei in die reguläre Büro- und Kommunikationsinfrastruktur der Universität St.Gallen (E-Mail- und Kalendersystem, Microsoft 365). Eine darüber hinausgehende Auswertung oder eine Zusammenführung mit den übrigen im Chat erhobenen Daten findet nicht statt.
Ihre Daten werden an einen Auftragsdatenbearbeiter weitergegeben, wenn das Buchungsmodul durch Ihre Handlung aktiv geladen wird:
Calendly LLC, 271 17th Street NW, Atlanta, GA 30363, USA (Terminbuchung). Die Datenverarbeitung erfolgt gemäss dem Data Processing Addendum von Calendly (Bestandteil der Nutzungsbedingungen). Calendly ist unter dem EU-U.S. und dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert.
Ihre Daten sind somit dem Auftragsdatenbearbeiter sowie der HSG zugänglich.
Übersicht der Auftragsbearbeiter (AVV-Status und Drittlandtransfer):
Soweit für einzelne Anbieter noch kein dedizierter Auftragsverarbeitungsvertrag besteht, erfolgt die Nutzung während der Pilotphase auf Grundlage der jeweiligen Anbieter-AGB und Ihrer ausdrücklichen Einwilligung; entsprechende Verträge für den Produktivbetrieb nach der Pilotphase sind in Bearbeitung.
C.4. Zweck der Be- und Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden durch die ES bearbeitet, um aus den im Chat eingegebenen Inhalten sowie die daraus abgeleiteten Angaben zur beruflichen Situation zu Programmen der HSG (EMBA HSG, International EMBA HSG, emba X) zu informieren und zu beraten. Dies umfasst in konkret:
Zweck einer Datenbearbeitung ist zudem die Sicherstellung des technischen Betriebs der Lösung, die Fehleranalyse sowie die Auswertung der Antwortqualität während der Pilotphase.
Ihre Daten werden nicht zu Werbezwecken verwendet, nicht an Dritte verkauft und nicht zum Training von KI-Modellen benutzt.
C.5. Ort der Speicherung
Die Speicherung von Daten erfolgt:
| gemäss Punkt C.3.a.: | Gesprächsprotokolle (Transkripte): Deutschland (Hetzner); Verarbeitung zur Antworterzeugung: USA (OpenRouter); Suchanfragen: EU (Weaviate, Cluster Frankfurt/Deutschland) |
| gemäss Punkt C.3.b.: | Deutschland (Hetzner) |
| gemäss Punkt C.3.c.: | Deutschland (Hetzner) |
| gemäss Punkt C.3.d.: | Deutschland (Hetzner) |
| gemäss Punkt C.3.e.: | USA (Calendly) |
| Einwilligungsnachweise: | Deutschland (Hetzner) |
C.6. Dauer der Speicherung
Ihre Daten werden von der HSG im Rahmen der Durchführung des POC so lange aufbewahrt, wie es für die Erkenntnisgewinnung notwendig ist und der Personenbezug Ihrer Daten zeitnah zum Ende der Durchführung des POC durch Löschung oder Anonymisierung vollständig aufgelöst. Es greifen zudem vorfristige Löschroutinen:
| Punkt C.3.a.: | Gesprächsprotokolle (Transkripte) und technische Metadaten: automatische Löschung nach 30 Tagen |
| Punkt C.3.b.: |
automatische Löschung nach 30 Tagen |
| gemäss Punkt C.3.c.: | automatische Löschung nach 30 Tagen (Logrotation). |
| gemäss Punkt C.3.d.: | automatische Löschung nach 30 Tagen |
| gemäss Punkt C.3.e.: |
Verarbeitung durch Calendly gemäss deren Datenschutzbestimmungen; Termin- und Kontaktdaten bei der Programmberatung bis zur Zweckerfüllung |
| Einwilligungsnachweise: |
Löschung spätestens sechs Monate nach Ende des POC Server-Backups rotieren nach sieben Tagen; eine Löschung wirkt in Backups somit nach spätestens sieben Tagen. |
C.7. Information über die Rechte von betroffenen Personen
Sie haben zu jeder Zeit, in der Daten mit Personenbezug bearbeitet werden, ohne Angabe von Gründen, das:
Ein Widerruf der erteilten Einwilligung, ein Löschbegehren oder ein Verlangen auf Einschränkung der Bearbeitung wird organisatorisch immer wie ein Löschbegehren behandelt und erfolgt zeitnah zum Eingang des Begehrens.
Richten Sie Ihr Begehren schriftlich an: emba@unisg.ch
Erforderlich ist Angabe des ungefähren Nutzungszeitpunkts; da die HSG nur die pseudonyme Sitzungs-ID kennt. Die ursprüngliche Einverständniserklärung der vorherigen Zustimmung wird ebenfalls gelöscht.
Sofern eine Rechtewahrnehmung in o.g. Sinne stattfindet, ist eine Beratung über den Chatbot nicht möglich. Die Beratung über die regulären Kontaktwege (E-Mail, Telefon, persönliches Gespräch) ist Ihnen selbstverständlich weiterhin uneingeschränkt möglich
Die weiterführende Rechtwahrnehmung betroffener Personen gegenüber Dritten, kann insoweit von der ES unterstützt werden, wie ihr dies objektiv möglich ist.
C.8. Beschwerderecht bei Behörden
Sie haben das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde:
Fachstelle Datenschutz Kanton St.Gallen
Regierungsgebäude
9001 St. Gallen
+41 58 229 14 14
datenschutz@sg.ch
Für Personen mit Aufenthalt in der EU besteht bei Anwendbarkeit der DSGVO zusätzlich ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde des Wohnsitz- oder Aufenthaltsstaates.
C.9. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
Die ES führt keine automatisierte Entscheidung und kein Profiling, im Sinne einer Verhaltensvorhersage durch, insbesondere entscheidet der Chatbot nicht über Zulassung oder Eignung einer Person.
Für eine Beratung wird ein sitzungsbezogenes Profil gebildet, was konkret bedeutet, dass das KI-Sprachmodell aus Ihren Angaben unverbindliche Programmempfehlungen ableitet:
Logik: Abgleich Ihrer genannten Berufserfahrung, Sprache und Interessen mit den publizierten Programmmerkmalen
Tragweite: Die Empfehlung beeinflusst ausschliesslich die Inhalte der Chat-Antworten, sie hat keine Wirkung ausserhalb des Gesprächs
C.10. Cookies und Webtracking
Der Chatbot selbst setzt keine Cookies zu Tracking- oder Analysezwecken ein und verwendet keine Webanalysedienste (kein Google Analytics o. ä.).
Es wird ausschliesslich eine technisch notwendige sitzungsbezogene Kennung verwendet, um Ihr Gespräch während der Sitzung zusammenzuhalten.
Der Buchungsdienst, gemäss punkt C.3.e, wird erst nach Ihrer aktiven Handlung geladen und kann eigene, technisch notwendige Cookies setzen. Der Lieferant informiert darüber: calendly.com/legal/privacy-notice
Hinsichtlich Webseiteninfrastruktur, auf welcher der POC durchgeführt wird, gelten zu Cookies und Webtracking, diese Angaben: www.unisg.ch/de/datenschutz (englische Fassung: www.unisg.ch/en/data-protection-declaration)
C.11. Weitere Informationen
Die Universität St.Gallen ist zweisprachig (Deutsch und Englisch); die Verwaltungssprache ist Deutsch. Nur die deutsche Fassung dieser Einverständniserklärung ist rechtsverbindlich. Diese ist jederzeit über den Link im Chat-Fenster abrufbar. Eine englische Übersetzung wird bereitgestellt.
Die Durchführung des POC erfolgt im Zeitraum von:
Beginn: 01.08.2026
Ende: 31.08.2026
Bitte beachten Sie, dass Antworten durch ein KI-Sprachmodell erzeugt werden und diese im Einzelfall fehlerhaft oder unvollständig sein können. Verbindlich sind allein die offiziellen Angaben der Universität St.Gallen bzw. die Auskünfte der Programmberatung.
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